「情報整理術 クマガイ式」
熊谷 正寿 著 読了。
現代は、情報過多になっていて、どんな情報をどのくらい集めたらよいのかまったくわからなくなってしまっています。
必要な情報はインターネットですぐに調べられるから、情報なんて集めなくていい。
そんな風に言っている人もいますが、それは大きな間違いです。
インターネットの情報はすべて正しいわけではないし、必要なときにすぐ活用できる状態にするなら「手帳に書き込んで持ち歩く」がベストです。
仕事の現場で、
「ちょっとまって、今ネットで調べるから」
なんてスマートフォンを扱うわけにもいきませんし、必要になるまで情報を見ることがありません。
手帳であれば、毎日手帳を読み返せば情報に触れられますし、自分の手で書き込んだ情報は記憶にも定着しやすいのだそうです。
人との会話やテレビのちょっとした情報、今思いついたことなど、なんでもすぐにメモする習慣があれば、自分の手帳が進化していくのです。
ビジネスマンだけでなく、すべての人に「メモする習慣」と「手帳を活用する習慣」を身に付けていく必要があると言えます。
さて、前置きが長くなりましたが、
そんな「手帳を使った情報整理術」をまとめている本を見つけました。
ＧＭＯインターネットグループ代表取締役社長兼執行役員の熊谷さんが書いた一冊。
熊谷さんは、あのＧＭＯインターネットグループを一代で築き、最年少で東証一部に上場させたやり手の経営者で、「手帳の鬼」「メモ魔」としても有名です。
今回は、そんな手帳をフル活用する経営者が書いた、「システム手帳を活用した情報整理術」をまとめていきます。
この記事は、以下のトピックでまとめていきます。
① 情報整理の７つの原則
② 手帳は夢・目標を達成するペースメーカー
③ システム手帳は無限の可能性がある
④ 終わりに
① 情報整理の７つの原則
クマガイ式情報整理には、「７つの原則」があります。
１、夢・目標の原則
２、一カ所の原則
３、サイズ・形統一の原則
４、日付、情報元の原則
５、インデックスの原則
６、クロスリファレンスの原則
７、一件一リフィルの原則
以上、７つの原則です。
ひとつずつ、簡単に解説していきます。
１、夢・目標の原則
どんな情報も、夢や目標があるから価値を持つ、という意味です。
例えば、料理にまったく興味が無い人が料理に関する特別な情報を手に入れたところで、それを活かす術はありません。興味がなければ情報が価値をもたなくなるのです。
しかし、一流のシェフがその情報を手に入れると、途端に革命的な効果を発揮するかもしれません。
夢があるから、情報には価値が生まれるのです。
たとえ丸一年間図書館にこもりっきりで本を読んでも、
「なんのために」がなければ、ゴミも同然です。
「情報整理術 クマガイ式」 p,37 より
２、一カ所の原則
一カ所の原則とは、文字通り、情報を集める場所を一カ所にしておくというもの。
情報は集めているけれど、ノートに書いているのか手帳に書いているのか、はたまたパソコンでワードにまとめているのか・・・
これがまとまっていなければ、情報をすぐに見つけ出すことができないので、一カ所にまとめてしまおうというものです。
もちろん、無理に一カ所にする必要はなく、基本的には手帳にまとめるけれど、本の情報はすべて書き出す手間がもったいないので本棚に、長文としてまとめる場合は手書きより早いからパソコンで、というように臨機応変で構わないと思います。
常日頃持ち歩くのは手帳なので、本の場合も縮小コピーを手帳に綴じたり、パソコンでまとめた文章もプリントアウトして手帳に貼るなどして、できる限りシステム手帳一カ所にまとめることが理想です。
３、サイズ・形 統一の原則
サイズ・形 統一の原則も、名前の通りです。
紙にはサイズがあり、よく使われるサイズはＡ４やＢ５といったサイズです。
ノートはＢ５、印刷物はＡ４、手帳は新書サイズ・・・
このようにサイズがばらばらであれば、２つめの原則である「一カ所の法則」が使いづらくなりますよね。
なので、すべて同じサイズに統一して、一カ所の原則をより使いやすくすることが理想的だということです。
私は、１４８ｍｍ×２１０ｍｍのシステム手帳を使っており、Ａ４の印刷物は折りたたんで綴じています。
その際、システム手帳は大体６つ穴のリフィルを活用しているため、印刷物にも同じ幅で同じ大きさの穴をあけなければなりません。
そんなときに活躍するのが、システム手帳のリフィル用に販売されている「６つ穴パンチ」です。
書店でみかけたときには、こんなものがあるのか！と驚きましたが、今ではかなり重宝しています。
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４、 日付・情報元の原則
４つ目は、システム手帳のリフィルに情報をまとめる際、必ず「日付と情報元」を記載するというものです。
これは、今メモしている情報がいつのものであり、どこから来たものなのかを明記するもので、情報の価値を決定付ける貴重な証拠となります。
例えば、昨今の本の売れ行きに関する情報を尋ねられたとします。
そこで手帳をめくり、年間○○万冊売れています！と答えることができました。
これは、手帳にメモしていたからこその受け答えです。
しかし、この情報に日付もなく、情報元もなかった場合、どうでしょうか。
昨今の本の売れ行きを聞かれたのに、情報は１０年前のものかもしれません。
また、情報元が知り合いがＳＮＳで言っていた。では説得力がありませんよね。
この情報は、１か月前に出版された書籍によるもので、著者はあの○○書店の社長なので、まちがいなく昨今の本の売れ行きをさしている情報です！
こんな風に応えるためにも、日付と情報元が必要になってくるのです。
５、 インデックスの原則
５つ目は、「インデックスの原則」です。
インデックスについては、ノートやメモ帳でも実践している人は多いのではないでしょうか。
必要な情報を必要なときに取り出すためには、インデックスをつけて検索できるようにしておかなければなりませんよね。
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６、 クロスリファレンスの原則
６つ目は、「クロスリファレンスの原則」です。
クロスリファレンスは聞きなじみがないかもしれませんので、簡単にご説明します。
クロスリファレンスとは、簡単に言うと「複数の条件から検索すること」を意味します。
例えば、名刺を整理する際に、会社名だけでわけると「インデックス」と同じような分け方になります。
ここでクロスリファレンスをつかえば、「名前をあいうえお順で」「会社名をあいうえお順で」「受け取った時期に合わせて時系列で」と複数の検索条件を入れておけば、
「名前は覚えてないけれど、先月もらった名刺をさがしている」
という条件でも探すことが可能になります。
システム手帳は使えば使うほどに情報量がどんどん増えていきますから、検索性をあげるためにクロスリファレンス方式を取り入れるのは便利かもしれません。
７、 一件一リフィルの原則
最後は、「一件一リフィルの原則」です。
これまでお話ししてきた原則を活用するためにも、この原則が必ず必要になります。
内容はシンプルで、「１枚のリフィルには、必ず１つの案件についてしか書かない」という原則。
１枚のリフィルに複数の案件について書いてしまえば、インデックスで分けることもクロスリファレンスで参照することもできなくなってしまいます。
例え、リフィルが半分以上空白になってしまっても、そこに別の案件を書き込むことはやめて、新しいリフィルを使いましょう。
これは、あとからリフィルを整理するときにも便利ですし、システム手帳を使い始めた当初から「一件一リフィル」を守っていればよかった・・・と、いまさらながらに後悔しています。
② 手帳は夢・目標を達成するペースメーカー
以上のような、７つの原則に則って手帳を活用していけば、自分にとって必要な情報をたくさんためておくことができます。
原則を守っていれば、必要なときに必要な情報を取り出すこともできますので、仕事をする上でも非常に役に立つことは間違いありません。
原則①でもありましたが、「手帳は夢や目標を達成するためのツール」として活用することができます。
熊谷さんの著書「一冊の手帳で夢は必ずかなう」の中で、手帳を用いた夢の実現方法について解説されています。
当ブログでも過去にまとめた記事がありますので、ご参照ください。
③ システム手帳は無限の可能性がある
このように、システム手帳は自分で情報をため込んで、自分の夢を手帳に記録して、必要な資料なども手帳に綴じて持ち歩くことができるカスタマイズ性の優れたツールです。
一人ひとり全く異なった色の手帳なりますし、だからこそ「システム手帳には無限の可能性がある」と私は思っています。
もし可能であれば、身近な人が使っているシステム手帳を拝見させてもらうと面白いかもしれません。
カレンダーを最大限に使用する手帳（カレンダーにシールや専用スタンプで色鮮やかに使用）や、とにかくメモを大量にとっている手帳、思い出の写真を綴じている手帳など、その人にしかない素敵なものになっているはずです。
私もまだまだ雑多な情報をうまくまとめることができていませんが、日々手帳と向き合って仕事やプライベートを円滑に回す手伝いをしてくれています。
これからもっと進化させて、オンリーワンの手帳を生み出していきたいものです。
④ 終わりに
手帳は小難しいものではなく、自分にとって便利なツールです。
手帳に関する本はたくさん出版されていますし、参考になるウェブページもたくさんありますので、まずは情報収集してみて、安い手帳を買ってみることをおすすめします。
最初から革製の高いものでなく、自分にあったデザインのものが良いでしょう。
参考文献はもちろん、「熊谷正寿さんの著書」をおすすめします。
調べてもらうとわかりますが、びっくりするほど手帳が膨らんでいて、一体どれだけの情報がつまっているのだろう？と驚かされます。
それが手帳であるかどうか、へたすれば言われなければわからないくらいの見た目になっています(笑)
ぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。
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