昨年の2014年に読んだ100冊の本の中から、私が実践してみて非常に効果の出た「ビジネススキル」をまとめてみました。
「ビジネススキル」という言葉は、難しそうだとか、レベルが高そうだといったイメージがあります。
ですが今回は、出来るだけ難しいスキルやノウハウではなく、「今日からやってみることができるビジネススキル」をメインに読書ノートから取り出してみました。
今回ご紹介する5つのビジネススキルは以下。
ビジネススキル① 繰り返し行う仕事は「マニュアル化」する
ビジネススキル② 整理整頓の仕組みによって、年間150時間をムダなく使う
ビジネススキル③ 仕事を取ってくる魔法の言葉
ビジネススキル④ あえて「やりかけの仕事」を残して帰る
ビジネススキル⑤ しょぼい習慣を使って「やる気を起こす」
これら5つのビジネススキルについて、書かれていた本とそのフレーズを挙げていきながら、考察を加えます。
■ ビジネススキル① 繰り返し行う仕事は「マニュアル化」する
「無理なく勉強を続けられる人の時間術59」 古市 幸雄 より学んだビジネススキル。
無理なく勉強を続けられる人の時間術59
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古市 幸雄
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仕事を進めていく中で、「繰り返し行う仕事」は、誰しも経験があると思います。
・ 週に１度の定例会議
・ 月に1度の提出書類
・ 年に１度の社内大掃除
誰にでも経験がありそうな例を3つ挙げてみました。
もちろん、この他にもたくさんの「繰り返し行う仕事」はあると思いますので、みなさんの業務に当てはめて考えていただいてもOKです。
「繰り返し行う仕事」というのは、大体が似通った内容の仕事であるか、まったく同じ仕事であるかのどちらかです。
週に1度の定例会議は、毎月違うトピックで話すにせよ、集まる人・集まる場所・使用する機材などは同じです。
月に1度の提出書類は、提出する書類・提出する上司・提出する時期は同じでしょう。
年に1度の社内大掃除は、前年を踏まえてより良く変えていくこと以外、大筋は同じ段取りで進めます。
この様に、「繰り返し行う仕事」は同じ作業をすることになることが多い。
だからこそ、「マニュアル化」してしまえば、何度も同じ準備をしたり、同じことを考え直したりする必要はなくなりますよね。
具体的に「マニュアル化」とは、
・ Word、Excel、PowerPointを活用して、準備するものややることをまとめた書類を作成する
・ Word、Excel、PowerPointを活用して、毎回使用する書類を作成する
といったように、事前に書類を作成しておくことが最も簡単でしょう。
使用する書類は、毎回一から作るなんてもったいないことはせずに、「フォーム」を作ってしまいましょう。
フォームはテンプレートのことですね。
ほとんどの仕事は「マニュアル化」してしまうことが可能なのですが、ついつい簡単な仕事はマニュアル化することを怠ってしまいます。
簡単な仕事こそ、マニュアル化してしまうべきです。
マニュアル化してしまっていれば、新人が入ってきたら「テンプレートやマニュアルを見せる」ことで仕事を与えることができます。
仕事を与えられるだけでなく、これまで自分がしていた仕事を他人にまかせることができますから、自分は他の仕事をする時間が手に入るわけです。
もちろん、相手は新人だけではありませんよね。
「マニュアル化」してしまえば、他の人でもスムーズにその仕事を再現することが可能になります。
これを繰り返していけば、あらゆる仕事は人にまかせることができるようになり、言い換えれば「この人にしかできない」という仕事を少なくしていくことができます。
結果として、誰がやっても同じように結果が出せる仕事を増やせるため、組織全体の効率だって挙げられます。
なにより、「マニュアル化する」ということそのものが、立派な仕事。
最近仕事に余裕があるとか、今日は定時で帰れそうだというときに、マニュアル化できるものをマニュアル化していくことが大切なのですね。
「無理なく勉強を続けられる人の時間術59」 古市 幸雄 より
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■ ビジネススキル② 整理整頓の仕組みによって、年間150時間をムダなく使う
「仕組み 整理術」 泉 正人 より学んだビジネススキル。
「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法
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まずは分かりやすく、「仕組み 整理術」より引用してみましょう。
●●
平均的なビジネスパーソンは、1年間に150時間も探し物に時間を浪費している。
「整理」とは、欲しいものがいつでも取り出せて、活用できる状態にあるということです。
物は、使い終わったら元あった場所に必ず戻すクセをつけることが大切です。
●●
（「仕組み 整理術」 泉 正人著 より引用しています。）
「片付けられない」「整理整頓が苦手だ」というのは、かなり多くの人の悩みになっています。
しかも、平均して年間に150時間も探し物をしているとなると、かなりの時間を無駄にしていることになりますよね。
1日の睡眠時間を8時間、実質的活動時間を16時間と仮定すると、年間10日間程度探し物をしていることになってしまいます。
これは、改善の余地あり、ですね。
たまにやる気になって「これでもか！」ってくらいに片づけをすることがあっても、また1週間もすれば散らかってしまう。
みなさんにも経験があることと思います。
そういう私も、片付けや整理整頓は嫌いではありませんが、キレイに片付いた状態を維持していくことは苦手です。
誰もが、片付けたほうが良い、整理整頓したほうが良いと分かっていても、なかなか続けることができません。
そこで、「仕組み 整理術」から学びましょう。
・ すべての物に置き場を決めてしまう
・ 使った物は、必ず置き場に戻す
・ 上記2点を「意識して」続ける
たったこれだけのことです。
当たり前だと言われてしまいそうですが、その当たり前ができていないから、片付かないのです。
実践してみたところ、よく使うものから場所決めをしていくと、物を探す時間は格段に減りました。
特に、携帯電話やキーケース、財布などは効果あり！
出かけるときに置く場所が決まっていることで、忘れることも防止できています。
家にあるもの、職場にあるものをすべて管理できることが理想ですが、いきなり全部やろうとすると続きません。
よく使うもの、日頃忘れがちなものからスタートしましょう。
「仕組み 整理術」 泉 正人 より学んだビジネススキル。
「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法
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■ ビジネススキル③ 仕事を取ってくる魔法の言葉
「たくらむ技術」 加地 倫三 より学んだビジネススキル。
新人の頃、仕事は上司や先輩に与えられるものですが、自分から仕事を取りに行く姿勢も大切です。
特に新人扱いされなくなる頃になると、自分から仕事を取りに行く人と、仕事を与えられるのを待っている人では、雲泥の差が生まれてきます。
だからこそ、入社したての新人の頃に「仕事を取りに行く」ということを覚えなければなりません。
加えて、仕事をもらった時は、「求められている結果を越えて仕事をする」と、一目置かれるようになります。
このことについて、加地さんは「たくらむ技術」の中で以下のようにまとめています。
●●
「1つ頼まれたら、付け加えて2つやりなさい」
『やらせてください』でも『やりましょうか』でもなく、『やります』
●●
（「たくらむ技術」 加地 倫三より 引用しています。）
仕事をもらった時、1つ頼まれたのなら付け加えて2つやってしまおう。
これは、
「その机、片付けておいて」
と頼まれれば、ただ片付けるだけではなく、出てきたゴミをまとめて捨ててしまう。
「この書類、まとめておいて」
と頼まれれば、ただまとめるだけでなく、印刷したものをお返しする。
「会議やるから、部屋をおさえておいて」
と頼まれれば、会議室をおさえるだけでなく、パソコンやプロジェクターなどもすべてセッティングしておく。
このように、「ほんの少しの＋α」を意識することで、仕事のアウトプットが質の良いものとなり、「またこいつに仕事をまかせよう」と信頼も得られます。
結果として、次の仕事をもらうチャンスまで手に入るのですね。
小さな仕事は、結果の出し方によって「大きな仕事を得るチャンス」にさえなりえます。
それからもう一つ。
『やらせてください』でも『やりましょうか』でもなく、『やります』というのは、自分から仕事を取ってくるための「魔法の言葉」です。
「やらせてください」では、お願いしている段階なので、返事次第では仕事をもらうことはできません。
「やりましょうか」では、なぜか上から目線な印象を受けるだけで、「それならやらなくていい」と言われてしまいそうです。
「やります」と断言すれば、「よし、やってみろ」と仕事をすんなりもらうことができます。
その仕事を「やれるかやれないか」という判断は、仕事をもらってからでも遅くはありません。
まずは、仕事をもらわないことには始まりませんから。
いざ仕事をもらってみて、「自分の力だけではできない」と感じれば、先輩・上司・同僚に力を借りながら、やり遂げればいいのです。
そうやって、少し上のレベルの仕事をこなしていくうちに、成長していくもの。
仕事をもらえなければ、こうした「苦労」さえも体験できません。
「若い頃は、苦労を買ってでもしろ」
とよく言いますが、まさにその通り。
苦労しそうな仕事程、「やります！」と言ってもらってきましょう。
「たくらむ技術」 加地 倫三 より学んだビジネススキル。
■ ビジネススキル④ あえて「やりかけの仕事」を残して帰る
「できる人はなぜ、本屋で待ち合わせするのか？」 臼井 由妃 より学んだビジネススキル。
できる人はなぜ、本屋で待ち合わせをするのか？この「ひと工夫」が一流の人生を作る。
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「今日の仕事は、今日のうちに残業してでもやってしまえ」
「今日の仕事を明日に先延ばししたら、明日の仕事ができない」
ビジネスの現場では、「今日の仕事は今日の内に・・・」というのが常識です。
先延ばしにする習慣をやめて、今日の仕事を今日の内に片付けることができれば、明日は明日の仕事に力を注ぐことができます。
仕事の納期はできるだけ早い方が良いのは言うまでもありませんよね。
明日までと言われた仕事は、今日中に済ませてしまうくらいがちょうどいいのです。
しかし、そんな「ビジネスの常識」のような考え方に対して、臼井さんの「できる人はなぜ、本屋で待ち合わせするのか？」では以下の用に書かれています。
●●
やりかけの仕事を会社に残しましょう。
そうすると、気になって早く出社したり、通勤しながら頭を使ったり、仕事のとりかかりが早くなったりと、いいことだらけです。
●●
（「できる人はなぜ、本屋で待ち合わせするのか？」 より引用しています。）
今日の仕事は今日の内にやってしまいましょう、ではなくて、「やりかけの仕事を会社に残しましょう」というのですから、真逆の考え方になります。
やりかけの仕事を残しておくことで、「気になって早く出社したり、通勤しながら頭を使ったり、仕事のとりかかりが早くなったりと、いいことだらけです。」と書かれています。
これを見てみると、確かに良いこともあるのだなと感じますよね。
「気になって早く出社する」と「通勤しながら頭を使う」については、仕事とプライベートの境目があいまいになりそうなので、個人的にはNGです。
プライベートを犠牲にしてまで、仕事に打ち込みなさいというのは、理想の暮らしではないと思うからです。
それでも、「仕事のとりかかりが早くなる」ことについては、非常に良い効果だと思います。
仕事だけではなく、様々なところで「とりかかりの悪さ」を感じることは多々あります。
掃除を始めるのはめんどくさい。でもやりはじめたら予定よりもはかどってキレイにしちゃった。なんてことを経験したことはありませんか？
何事も、とりかかるきっかけが肝心だということですね。
行動をはじめると、「作業興奮」という状態になって、どんどん作業がはかどっていくという機能が、人間の脳にはそなわっているそうです。
ビジネスの現場でも同じ。
仕事がはじまってからすぐは、なかなかエンジンがかからずのんびり仕事をしてしまいます。
そのツケが周りにまわって、定時間内に仕事が終わらずに残業して帰るはめになる。
残業したのに夜遅くまでお酒を飲んでしまって、次の日も疲れが残ってしまい、朝はまたエンジンがかからず残業に・・・
という、ダメなサイクルに入ってしまっている人をよく見かけます。
定時間内にサクっと仕事をこなし、残業を極力しなくても良い仕事の進め方こそ、出来るビジネスマンの働き方だと、私は考えています。
残業だって、会社からしてみればムダな出費なのですから。
要は、仕事を残すことも使い方次第ではやる気を出すための材料になるということです。
どんな仕事も残して帰ろう！というのではなく、朝から30分もあれば終わるような小さな仕事を残しておいて、翌日のやる気を出すための仕事にする。
これならメリハリもつくし、無駄な残業も削減できて理想的ですよね。
自分に合ったやり方で、仕事を残して帰ることも考えてみてはいかがでしょうか。
「できる人はなぜ、本屋で待ち合わせするのか？」 臼井 由妃
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■ ビジネススキル⑤ しょぼい習慣を使って「やる気を起こす」
「たった3つのクセを直せば人生がうまくいく」 本田 直之 より学んだビジネススキル。
たった3つのクセを直せば人生がうまくいく
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ビジネススキル④の、やる気を出すために仕事を残して帰る、というやり方の応用編がビジネススキル⑤になります。
「たった3つのクセを直せば人生がうまくいく」の著者、本田直之さんは自身の著作の中で何度も、
「私はかなりのめんどくさがり屋で、なまけものです。」
と語っています。
そんな著者は、数社のビジネスで経営を行っているやり手の起業家で、東京とハワイに居住するというデュアルライフを送っているのです。
めんどくさがり屋でなまけものだとは到底思えない、というのが率直な感想です。
しかし、本田さんは「めんどくさがり屋でなまけもの」だからこそ、色々な方法でやる気を出す仕組みを活用しています。
まずは「たった3つのクセを直せば人生がうまくいく」から引用した部分を見てみましょう。
●●
しょぼい習慣を大切にすると、そこから作業興奮へのアイドリングになります。
靴をそろえる、洋服を片付ける、出したものを定位置へなど、簡単にできるしょぼい習慣を大事にしましょう。
●●
（「たった3つのクセを直せば人生がうまくいく」より引用しています。）
え？たったそれだけのことなの！？と思われるかもしれません。
ビジネススキル④でもお話した様に、人間は行動を始めると「作業興奮」というモードに入ります。
作業興奮とは、何か行動を始めると徐々にやる気がでてくる脳の仕組み、といったところです。
なかなかやる気が起きない勉強も、やり始めたら予定より進んだ。
億劫で仕方ない部屋の掃除も、やり始めたら雑巾がけまでしてしまった。
こんな経験はみなさんにもあると思います。
これがまさに「作業興奮」の効能です。
本田さんは、この「作業興奮」を発動させるために「しょぼい習慣」を利用しよう！と述べているわけですね。
例にあるように、
・ 靴をそろえる
・ 洋服を片付ける
・ 出したものを定位置へ
という、しょぼい習慣の他に、
・ モーニングコーヒーを飲む
・ 朝起きたらすぐに着替えをする
・ ラジオ体操、ストレッチなどをする
なんかもいいかもしれませんね。
私は、パソコンに向かって文章を書く時に使うしょぼい習慣として、「ホットのブラックコーヒーを飲む」、「ブログのアクセス解析を確認する」ことをやっています。
「ホットのブラックコーヒー」は珈琲を飲みながらブログを書くことがお気に入りだからであり、「ブログのアクセス解析を確認する」のは読んでいただいている記事、アクセスの量などがモチベーションに繋がるとわかっているからです。
これからやりたい行動に合わせて、しょぼい習慣を決めておくことも良いと思います。
あなただけのしょぼい習慣を生活に取り入れて、やる気を高める効果を実感してみてください。
「たった3つのクセを直せば人生がうまくいく」 本田 直之
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