仕事をしていると、もはやどんな職種でもMicrosoft Officeを使って資料を作り、データ入力を行って、プレゼンテーションするようになっています。
大学なんかでは、宿題をレポート形式で出されることがあるので、Wordを使ってレポートを書くこともありますし、Excelを使って計算することもあります。研究成果をプレゼンするためにPowerPointも当たり前に使えなければなりません。
つまり！
どんな人でもMicrosoft Officeを使いこなせることが求められているんです。
みんなそれなりに使えるとはいっても、画像の大きさを統一したり、文字のレイアウトを綺麗に見せたり、同じ作業をマクロに任せたりといった、ちょっと難易度高めに使いこなせている人は少数。
そんな機能をうまく使いこなして、いろいろな問題に取り組めたり、資料作成に強いと認知されるだけでも、「仕事ができるやつ」と一目置かれるようになります。
Microsoft Officeを使いこなせるスキルを身につけることは、ビジネスマンには必要不可欠ってことですね。
学校教育でも、Microsoft Officeの使い方を学ぶことはありますが、基本中の基本しか学ぶことができないイメージが強い。
職場でも、詳しい人に出会えれば質問することはできますが、基本的にMicrosoft Officeの使い方を教育してもらう機会はありません。
ということで、このブログでは定期的にMicrosoft Officeの便利な活用方法とか資料作成の例なんかを定期的に発信して、職場で使える情報をお伝えしよう！と思いつきました。
日々Microsoft Officeを使いこなして仕事をしていますし、これまでかなりの量の資料関係を作りこんで来たので、経験をもとに生きた情報が発信できるのでは？と。
一度身につければ、生涯活用し続けられるMicrosoft Officeのスキル。
どこに行っても応用が利く素晴らしいスキルなので、ぜひ身につけるべきスキルだと思います。
Word、Excel、PowerPointでそれぞれ特徴が異なる
Microsoft Officeにはいくつかソフトがあるのですが、一般的に皆さんが使っているのは「Word、Excel、PowerPoint」です。
そして、この３つにはそれぞれ特徴があって、その特徴に合わせて活用するとより効果的。
実際の職場などを見ていると、Excelで作るべき資料をWordで作っていたり、Wordで作るべき資料をExcelで作っていたりするケースもよく見かけます。
作った本人がWordの方が作りやすいからとか、Excelの方が便利だからとか、何か作成する上で理由があるのなら問題ありません。
しかし、Wordで写真をたくさん入れた資料を作っているんだけど、写真を狙った位置に挿入できなくて不便なんだよねー・・・と文句を言いながらもWordで作り続けたりしていることが勿体無い。
用途と特徴をしっかり理解しておく必要がありますね。
Wordは文書作成ソフト、Excelはデータ管理・表計算・資料作製ソフト、PowerPointはプレゼンテーション用のスライド作製ソフトです。
これはあくまで一般的に「こういう用途で使ってくださいねー」ってやつです。
自分が作りたいものに合わせて、PowerPointで教育用の教科書みたいな資料を作ったって全然問題ないわけです。
ただ、基本的には先ほど書いたような用途で分類して、WordとExcelとPowerPointを使い分けると使いやすいってことになります。
てかてんの使い分けのポイントは以下。
【Word】
論文やレポートなど、基本的に文書をメインとした資料を作成する際に使用。
以前は、ブログの記事を一度Wordで書き溜めて保存しておいて、後からブログにアップするという使い方もしていました。
【Excel】
計算書、グラフ作成、データベース（データの蓄積）を行う際は絶対にExcelを使います。
というか、Excelにしかこれらの機能はありません。
資料作成の使い分けですが、文書メインの資料ならWordですが、グラフや画像メインの資料はExcelで作っています。
報告資料（プレゼンテーションするもの）、同じレイアウトで数ページにわたって資料を作りたい場合などにPowerPointを使います。
PowerPointでしかプレゼンテーション用のデータを作ることはできませんし、同じレイアウトで資料を作る際もPowerPointの機能が重宝されます。
ざっくりですが、こんな感じの使い分けをしています。
自分なりに使い分けの方法を決めておくと便利がいいですね。
知るだけですぐに使える便利機能も満載
基本的な操作は、文字を打ち込んで、色を変えたり文字サイズを変えたり、写真・グラフを好きな場所に配置したり・・・という使い方をします。
なので、ある意味センスのようなものが現れます。
作れば作るほど、より良いもの、見やすいものが作れるようになっていくのもMicrosoft Officeの特徴ですね。
そのあたりの使いこなしまでは、多くの人がたどり着いています。
要するに、基本操作程度ならほとんどの人ができるということですね。
ここから１歩飛び出すのが、ちょっとこなれた機能を「知る」ことです。
このコマンドを使えばこうなる！っていうのがボタン一つで出来るのが、Microsoft Officeの優れたポイントです。
知っていればすぐにでも便利で効果を発揮していくれる代表例が「ショートカットキー」です。
Ctrl + C 選択したアイテムをコピー
Ctrl + V コピーしたアイテムを貼り付け
この二つはかなりの人が使っているショートカットキーだと思いますが、まだまだ山のような数のショートカットキーがあります。
よく使うコマンドは、ショートカットキーを覚えて体に染みつかせておくと格段に効率があがります。
また、自分でショートカットキーを割り当てて、このコマンドはこのアクションが起こると決めることもできます。
これらの知識は、知らない場合は自分が無駄な作業をしていることに気がつきませんが、一度知るだけで格段に効率をあげることができる。
ということで、まずはMicrosoft Officeの便利機能や使い方を「知る」ことがスタートだと思います。
とにかくMicrosoft Officeを使って疑問を見つけだす
Microsoft Officeはソフトウェアなので、知識が先というよりは、「使うこと」が先になります。
使っていて、この作業もっと早くならないかな？とか、もっとこんなことがやってみたい！と疑問を持つ。
そして、その疑問を解消できる方法を学んでステップアップしていく、という流れがスキルを身につける近道です。
最初にボリュームのあるExcelの本を買ってみる、という人もよく見かけますがあまりおすすめできません。
そもそも操作のやり方もわからないのに、本を読んでもちんぷんかんぷんなはずです。
参考書として一冊持っておいて、わからないところがあれば索引や目次から調べて、必要なところだけ読むという使い方に留めておきましょう。
わざわざ本を買わなくても、このブログに書いているみたいにインターネットでも十分必要な情報が手に入ります。
「Excel グラフ 作り方」
と検索すれば、Excelでグラフを作る方法を写真を使って丁寧に説明してくれているページが見つかるはずです。
必要な情報が出てきたら、その項目をインターネット検索しながら学んでいくと、お金もかからずスムーズかもしれません。
何はともあれ、Microsoft Officeのスキルを身につけるには、
「とにかくMicrosoft Officeを使って疑問点を見つけ、その疑問を解決する情報を調べてスキルを磨く」
ことがおすすめできる方法です。
終わりに
このブログの新たなカテゴリーとして、Microsoft Office関係の記事を書いていくことにしました。
情報を発信するためにいろいろ調査も行うので、その中で自分も知らなかった便利な活用方法も見つかると思いますので、それもまた楽しみです。
仕事で毎日使うツールであるMicrosoft Officeですから、なるべく早い段階でスキルをものにしておけば、その後の人生でたくさんリターンが得られます。
一度腰を据えて時間を取り、Microsoft Officeのスキルを磨いておきましょう。
コメント