日々の仕事やプライベートの活動の中で、「ルーチンワーク」が必ずあります。
ルーチンワークとは、毎日行う様な作業で、日常の入力業務、清掃業務、書類作成業務、ライン作業、メールの確認、ニュースの確認、新聞を読むなどが当たります。
毎日、もしくは定期的にやることなので、「同じ行動」を取ることになります。
ですから、やればやるだけ要領を掴んで、スピードを上げて素早く終わらせることができるようになります。
しかし反対に、同じことの繰り返しでやる気を持たせることが難しく、だらだらと時間を使ってしまう可能性があるのもルーチンワークです。
そこで、「仕組み」を作り出し、うまく運用することで徹底的に効率化を図り、ルーチンワーク以外の業務に充てる時間を手に入れることを考えましょう。
ルーチンワークの仕組み
さて、ルーチンワークの仕組みを考えていくのですが、仕組みはそれぞれのルーチンワークによって異なります。
日常の入力業務なら、Excelシートをより優れたものに改造すれば、効率があがって早く片付けることができるでしょう。
例えば、すべて最初から手打ちをしていたなら、「フォーマット」を作成して無駄を排除し、入力するセルには「セルの入力規則とリスト」を用いて、キーボードを打たずにクリックして選択することを可能にする、といったことが挙げられます。
清掃業務なら、「どこを清掃しようか」と考えている時間を削減するため、月曜日から金曜日まで、曜日別で掃除区域と掃除項目を決めて標準化します。
この時、掃除道具もきちんと定位置管理すれば、掃除道具を探す手間もはぶけ、効率があがります。
メールチェックなら、あらかじめ受信するフォルダを「案件別」「送信者別」にわけて受信するように設定しておけば、必要なときに必要なメールを読むことができます。
勉強や趣味のために読む「メールマガジン」などは、Evernoteなどのクラウドに自動転送するようにしておき、ルーチンワークとして読むメールからははずしてしまえば、大量のメールを前に考え込む時間も削減できます。
Gmailを用いているなら、未処理メールには「スター」をつけ、その他の処理メールや読むだけのメールはすべて「アーカイブ」してしまいます。
受信トレイには常に「未処理の新規メール」か「読んだけれど未処理のスターメール」のみが残る状態にしておけば、何度も同じメールに目を通してしまう無駄を削減し、すっきりした受信トレイでタスク管理ができます。
ざっと挙げていきましたが、このように「行動の種類、業務の種類」によって、作り上げる仕組みは異なるので、ここではすべてを詳細に説明することはできません。
今日お伝えしたいことは、すべてのルーチンワークに共通して当てはまる「仕組み」として、「作業興奮」というものについてお話します。
「作業興奮ってなに？」
そもそも作業興奮ってなに？と思われている方もいらっしゃるでしょう。
まずはじめには、「作業興奮」が何であるか？からお話していきます。
作業興奮は、簡単に言うと、やりたくなかったことでも作業を始めてしまえば「あれもやろう」「これもやろう」と、次々に行動が促進されていく現象のことです。
例えば、机の上を片付けるだけのつもりだったのに、机の引き出しも気になりはじめてついでに片付けてしまいます。
そうすると、ごみ袋が中途半端にたまってきて、よしタンスのほうも片付けようかな、となります。
タンスが片付くと、片付けによって床に落ちた「ほこり」が気になり始めて・・・
こんな感じで、次々と行動が促進されていってしまいます。
皆さんにも、似たような経験はありませんか？
行動（掃除）を始めるまではやる気がまったくなかったのに、ひとたび始めてしまえば予定をはるかに超える量をついついやってしまっていた。
これが作業興奮なのです。
日常のルーチンワークでも同様のことが言えます。
少し時間があるから、書類作成に取り掛かってみよう！と思ってはじめてみると、きりがいいところまでやろうとしてしまい、気が付いたら書類が片付くまで残業してしまいます。
不思議なことに、作業興奮でどんどん作業を行っているときはかなり「集中」しています。
やる気を出してから作業に入ったわけでもなければ、いわゆる「気合いと根性」で作業に取り掛かったわけでもないのに、です。
予定を越える結果を「ついつい」出してしまう作業興奮は、うまく使いこなすことでルーチンワークを効率化させてくれます。
作業興奮を発動させる仕組み
さて、作業興奮について簡単に説明したところで、次のステップです。
作業興奮を発動させるための仕組みをどう作っていくか？
「作業に取り掛かってしまいさえすれば、作業興奮が発動する」
と100％言えるわけではありませんが、集中できる環境と邪魔が入らない環境ならば高い確率で作業興奮が発動します。
ですから、作業に取り掛かるまでの「無駄」を削減することが、「作業興奮発動の仕組み」と考えていきます。
作業に取り掛かる前、色々な理由をこじつけたり、他のことを考えたりして、なかなか取り組まなかったりします。
始めてしまえばすぐ終わる作業であっても、つい先延ばししてしまうのは誰しも経験があるでしょう。
ここを「仕組み」によって改善すれば、スムーズに作業に取り掛かり、作業興奮によって効率よく集中した作業を実践できます。
では「作業に取り掛かりやすい状態」とは、どんな状態かを考えましょう。
どんな作業でも、作業の準備があります。
例えば、パソコンを使った書類作りや入力作業であれば、デスクとパソコンと静かな環境です。
勉強をするのなら、デスクとノートや参考書、筆記用具などが考えられます。
こうした作業準備をすることも、行動を起こすハードルになってしまっているのです。
書類を作るためにパソコンの準備をしなきゃいけない、勉強をするためにノートと参考書と筆記用具を用意しなきゃいけない。
私は、パソコンを立ち上げるのがめんどくさいと感じるほどです。
充電がきれていると一気にやる気がなくなったりもします。
やってみるとたいした準備でもないのに、なぜかこれがハードルとなって、なかなか行動に移せないことがあります。
ルーチンワークで毎日やるのなら、準備を毎日やるのは無駄です。
だとしたら、準備しなくていいように「片付けしない」という仕組みを使いましょう。
そもそも片づけをしなければ、次の日に同じルーチンワークに取り掛かる際、準備をしなくていいので、そのまま作業に入れます。
勉強なら、前日にやめたところでノートも参考書も開いたまま、筆記用具も出したままの状態でデスクにひろげておきます。
そうすれば、次の日にそのまま座るだけで勉強開始です。
さらに、スムーズに取り掛かれるだけでなく、「どこからやるんだっけ？」と考えたり、ページを開き直したりする時間さえも短縮できます。
パソコン関係なら、シャットダウンせずにスリープモードのままにしておき、すぐに立ち上げられるようにしておきます。
入力や書類作成に使うExcelやWordは開きっぱなしで最小化しておき、毎日確認するインターネットサイトも最小化して開いたままにします。
すぐにパソコンが立ち上がるだけでなく、やるべきソフトも立ち上げっていれば、ワンクリックで作業に入れます。
前述した通り、私は電池切れの状態だと、充電を待たないといけないのでやる気がなくなります。
これも、「充電器をさしっぱなし」で対応しています。
スリープからの立ち上げにも少々時間がかかりますが、それすらもやる気が下がる原因になるので、「タブレットPC」を購入しています。
タブレットPCは、本当に一瞬で立ち上がるので、ストレスなく作業にとりくめます。
前日の作業状態をそのままにして、作業の続きをスムーズに執り行えるようにしておくだけで、仕組みは完了です。
作業の続きをスムーズにスタートすれば、後は作業興奮によって効率よく作業するだけ。
すぐにでも実践できる仕組みなので、ぜひとりいれてみてください。
終わりに。
私は、片付けないことが良いと言っているのではなく、明日も同じ作業を必ずやるのであれば片付けずに「その作業を行うためのスペース」を作り出すことを推奨します。
勉強用の勉強机で、勉強道具をそのままにしているのは、散らかしているのではないということですね。
また、コンセントに充電器をさしっぱなしというのも、電気代金を無駄にしているのではなくて、自己のやる気を高める1つの手段として使っています。
私がよりしっかりとした人間なら、充電が必要なタイミングで充電すればよいのですが。。。（笑）
それでも、おすすめの仕組みなので記述した次第です。
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